Caso de Estudio [Data Automation]: Rediseño y automatización procesamiento de facturas al 100% en Industria Financiera.

Dataforge presenta como uno de nuestros clientes de la industria financiera se enfrentó al problema de un proceso manual, engorroso y propenso a errores asociado al procesamiento de las facturas. Gracias a un rediseño del proceso (no sólo automatización del proceso existente) se logró eliminar los errores, eficientar los tiempos de proceso y liberar el tiempo de 2 personas.

01. Desafío inicial

Un desafío relevante de la organización era como mejorar el proceso de pago de proveedores, disminuyendo los tiempos y errores asociados al procesamiento y pago de las facturas. Analizando el proceso existente se detectó que varias actividades manuales eran el origen de gran parte de los problemas en el proceso. Por ejemplo, no existía integración automática entre el facturador electrónico y el gestor de aprobación y pago de proveedores, el traspaso de información se hacía de forma manual existiendo dos personas con dedicación exclusiva, lo que además generaba varios errores de tipeo, demoras y omisiones que se traducían en reprocesos y demoras en el pago de las facturas.

02. Resultados obtenidos

Se eliminaron completamente los errores de datos en las facturas (que eran producto del tipeo manual de las facturas)
Se liberaron 2 personas tiempo completo (que tenían dedicación exclusiva al procesamiento manual de las facturas)
Se aceleraron los tiempos de procesamiento de las facturas

03. Cómo se realizó el proyecto

El proyecto comenzó con un levantamiento del proceso existente considerando personas, tecnologías y tareas asociadas. El enfoque del diseño fue no sólo automatizar las tareas del proceso levantado si no que rediseñar el proceso en su totalidad buscando la mejor sinergia entre personas, tecnología y tareas posible. Una vez definido el nuevo proceso se procedió a implementar la automatización de las tareas, las adecuaciones a los sistemas involucrados y la capacitación de las personas en sus nuevos roles. Se realizó un periodo de marcha blanca y de acompañaniento donde se fue reforzando el conocimiento del equipo y monitoreando la ejecución del nuevo proceso. Una vez que el equipo logró autosuficiencia con el nuevo proceso se dio por terminado el proyecto.

04. Aprendizajes

Existen muchos procesos en las organizaciones que son propensos a ser automatizados. Muchas implementaciones fallan o no obtienen los beneficios esperados debido a que no existe un rediseño del proceso que aproveche al máximo lo que la tecnología puede ofrecer y que además tome en consideración como las personas pueden apoyar/participar del nuevo proceso. El desafío y el valor están en éste rediseño. Otro punto que se debe sincerar es que tanto tiempo de las personas se puede liberar. A veces los nuevos procesos, aunque sean más eficientes, rápidos y sin errores requieren de actores humanos que alimenten información al proceso, lo que puede implicar incluso que dediquen el mismo tiempo que dedicaban antes a la ejecución del proceso en esta nueva tarea. Se debe analizar muy bien los pros y contras en estos casos.

05. Relación a otras industrias

En muchas organizaciones existen procesos manuales que tienden a ser engorrosos, lentos y propensos a errores. Muchos de éstos existen hace años y a pesar de los cambios tecnológicos persisten sin modificaciones dado que “siempre lo hemos hecho así”. Actualmente existen diversas tecnologías y productos que permiten traspasar gran parte de la ejecución de estos procesos (y en algunos casos la totalidad de ésta) a componentes de software que permiten una ejecución más rápida, ágil y sin errores, permitiendo que las personas dedicadas a estas tareas se liberen y dediquen su tiempo a otras de mayor valor agregado.

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