Caso de Estudio [Finance Automation]: Bajamos 70% el tiempo de consolidación de datos, automatizando el Proceso de Presupuesto en Industria Financiera.

01. Desafío inicial

Históricamente la organización desarrollaba su proceso de presupuesto en Excel, lo cual considerando que es un proceso descentralizado se transformaba en cientos de planillas que eran enviadas por correo para ser consolidadas por planificación y control de gestión, área que además de dedicarse durante meses al seguimiento del proceso y procesamiento de las planillas debía lidear con las “nuevas versiones” que eran enviadas por las distintas áreas (a veces a último minuto), lo que transformaba el proceso en algo engorroso y donde era dificil tener “la última versión” y presentar numeros consistentes y confiables al directorio.

02. Resultados obtenidos

03. Cómo se realizó el proyecto

El proyecto comenzó con un levantamiento del proceso de presupuesto actual, identificando el nivel de descentralización, las planillas y actores relevantes, el proceso de centralización y consolidación y las lógicas involucradas en el proceso. Con esta información a mano se procedió a rediseñar el proceso de presupuesto bsucando un equilibrio entre lo que era mejor mantener en Excel, lo que era mejor incluirlo en la herramienta de presupuesto y lo que era mejor hacerlo en otras tecnologías/plataformas. Esta definición permitió implementar el proyecto en 4 meses y una muy buena aceptación por parte de los usuarios de la plataforma.

04. Aprendizajes

Muchas implementaciones de proyectos presupuestarios (o similares) fallan porque quienes realizan la implementación (o incluso el mismo vendedor del software) creen que su solución es la “panacea”, capaz de resolver todos los problemas y quitar todos los dolores. Esto hace que se diseñen soluciones grandes, de muchas funcionalidades y mucha complejidad, las que además de demorarse mucho tiempo en su implementación requieren mucha mantención (el negocio cambia rápido) y el equipo de negocio es incapaz de administrarla. Hemos visto muchas implementaciones técnicamente buenas pero que después del primer o segundo años son desechadas o rehechas completamente. Se debe buscar un equilibrio entre el proceso, las tecnologías disponibles y las capacidades de las personas.

05. Relación a otras industrias

En todas las organizaciones existen procesos de presupuestación anual (o similares) que se realizan soportados sólo por archivos Excel. Una de las desventajas de Excel es que los procesos de consolidación de multiples planillas en multiples formatos suele ser algo engorroso, propenso a errores y de dificil actualización. Además, dado el volumen de planillas realizar muchas veces comparaciones se transforma en algo complejo que requiere la revisión de varias planillas para obtener la información. Hoy existen soluciones que permiten transformar estos procesos, donde un factor clave de éxito es saber rediseñar el proceso buscando el mejor equilibrio entre soluciones, personas y tareas.